Quando falamos de processos (BPM – Business Process Managing), falamos, além de outros fatores, de redução de custos e eficiência. E esse tema é de suma importância na vida das organizações — um ambiente de constante mutação e altamente competitivo.

Alguns fatores contribuem para que este assunto esteja sendo tratado com muito interesse pelas empresas. Entre eles estão:

• Aumento da competitividade das empresas exigindo custos e preços cada vez menores;

• Aumento das exigências do consumidor que quer cada vez mais produtos e serviços novos e diferenciados;

• Exigência dos órgãos certificadores da qualidade;

• Exigência dos sistemas integrados de gestão (os chamados ERPs).

Empresas devem ter o cuidado de não começar pela revisão das normas e procedimentos da organização, já que esse é um erro comum na maioria das organizações e não podemos normatizar o que ainda pode ser melhorado!

Qual o ponto de partida?

O ponto de partida é identificar os processos relevantes e como eles devem ser operacionalizados para se ter eficiência. Alguns passos são muito importantes na implantação da gestão por processos, são eles:

Entendimento do Negócio

É de vital importância que as estratégias da empresa estejam bem definidas, para sabermos quais são os processos mais relevantes que darão suporte às mesmas. É preciso definir os diferenciais da empresa no momento e para o futuro.

Mapeamento dos processos críticos

O mapeamento estruturado com a definição de padrões de documentação permite uma análise de todo o potencial de integração e automação possível.

Desenho das matrizes de negócios

Descrição dos vários “negócios” internos e externos da empresa, seus clientes, seus fornecedores, seus insumos e recursos necessários e quais as necessidades para atender os objetivos e padrões de qualidade exigidos do negócio.

Definição de indicadores de desempenho / Dashboards

Segundo Peter Drucker, se você não pode medir, você não pode gerenciar. O objetivo do BPM é permitir a gestão dos processos, o que significa medir, atuar e melhorar! Assim, tão importante quanto mapear os processos é definir os indicadores de desempenho, além dos modelos de controle a serem utilizados. É preciso implantar o “Painel de Controle”.

Estudos e oportunidades de melhoria dos processos

A implantação do BPM tem como objetivo evitar o retrabalho, perda de esforço e de eficiência, ou que gere altos custos. A Gestão por Processos identifica as oportunidades de melhoria em todos os processos da empresa, seja na área industrial, comercial, administrativa ou de distribuição.

Elaboração / acompanhamento dos planos de ação

Identificadas as oportunidades é hora de elaborar os PAs (planos de ação) estabelecendo o que deve ser feito, quem vai fazer, quando será feito e qual vai ser o custo de se fazer. A ferramenta PDCA também deve ser utilizada para gerenciar o projeto.

Implantação

É importante definir o dimensionamento da equipe adequada para a execução e controle dos processos, bem como das ferramentas que irão dar suporte ao projeto. Em seguida a equipe deverá ser treinada exaustivamente através de cursos, monitoramento, acompanhamento dos Planos de Ação, aplicação do PDCA, etc.

Um novo modelo de gestão

O BPM não deve ser visto apenas como uma revisão de processos e sim como um novo modelo de gestão. A grande preocupação é buscar resultados cada vez melhores e, para isto, as equipes devem estar treinadas e integradas para que o fluxo de atividades esteja cada vez mais equilibrado.

Lembrando que para crescer ou se manter no mercado, a empresa só tem duas alternativas: a busca constante por novos negócios, e, de igual importância, ter uma boa gestão por processos para garantir a redução de custos e preços realmente competitivos.