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Como implantar uma gestão por processos realmente eficiente?

Quando falamos de processos (BPM – Business Process Managing), falamos, além de outros fatores, de redução de custos e eficiência. E esse tema é de suma importância na vida das organizações — um ambiente de constante mutação e altamente competitivo.

Alguns fatores contribuem para que este assunto esteja sendo tratado com muito interesse pelas empresas. Entre eles estão:

  • Aumento da competitividade das empresas exigindo custos e preços cada vez menores;
  • Aumento das exigências do consumidor que quer cada vez mais produtos e serviços novos e diferenciados;
  • Exigência dos órgãos certificadores da qualidade;
  • Exigência dos sistemas integrados de gestão (os chamados ERPs).

Empresas devem ter o cuidado de não começar pela revisão das normas e procedimentos da organização, já que esse é um erro comum na maioria das organizações e não podemos normatizar o que ainda pode ser melhorado!

Qual o ponto de partida?

O ponto de partida é identificar os processos relevantes e como eles devem ser operacionalizados para se ter eficiência. Alguns passos são muito importantes na implantação da gestão por processos, são eles:

Entendimento do Negócio

É de vital importância que as estratégias da empresa estejam bem definidas, para sabermos quais são os processos mais relevantes que darão suporte às mesmas. É preciso definir os diferenciais da empresa no momento e para o futuro.

Mapeamento dos processos críticos

O mapeamento estruturado com a definição de padrões de documentação permite uma análise de todo o potencial de integração e automação possível.

Desenho das matrizes de negócios

Descrição dos vários “negócios” internos e externos da empresa, seus clientes, seus fornecedores, seus insumos e recursos necessários e quais as necessidades para atender os objetivos e padrões de qualidade exigidos do negócio.

Definição de indicadores de desempenho / dashboards

Segundo Peter Drucker, se você não pode medir, você não pode gerenciar. O objetivo do BPM é permitir a gestão dos processos, o que significa medir, atuar e melhorar! Assim, tão importante quanto mapear os processos é definir os indicadores de desempenho, além dos modelos de controle a serem utilizados. É preciso implantar o “Painel de Controle”.

Estudos e oportunidades de melhoria dos processos

A implantação do BPM tem como objetivo evitar o retrabalho, perda de esforço e de eficiência, ou que gere altos custos. A Gestão por Processos identifica as oportunidades de melhoria em todos os processos da empresa, seja na área industrial, comercial, administrativa ou de distribuição.

Elaboração / acompanhamento dos planos de ação

Identificadas as oportunidades é hora de elaborar os PAs (planos de ação) estabelecendo o que deve ser feito, quem vai fazer, quando será feito e qual vai ser o custo de se fazer. A ferramenta PDCA também deve ser utilizada para gerenciar o projeto.

Implantação

É importante definir o dimensionamento da equipe adequada para a execução e controle dos processos, bem como das ferramentas que irão dar suporte ao projeto. Em seguida a equipe deverá ser treinada exaustivamente através de cursos, monitoramento, acompanhamento dos Planos de Ação, aplicação do PDCA, etc.

Um novo modelo de gestão

O BPM não deve ser visto apenas como uma revisão de processos e sim como um novo modelo de gestão. A grande preocupação é buscar resultados cada vez melhores e, para isto, as equipes devem estar treinadas e integradas para que o fluxo de atividades esteja cada vez mais equilibrado.

Lembrando que para crescer ou se manter no mercado, a empresa só tem duas alternativas: a busca constante por novos negócios, e, de igual importância, ter uma boa gestão por processos para garantir a redução de custos e preços realmente competitivos.

Quer saber mais? Descubra os fatores que impedem a redução de custos na sua empresa!

 

Planejamento
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Gestão de empresas: entenda como planejar o seu negócio em tempos de crise

Suas vendas caíram? Os números pioraram ou ficaram negativos? O endividamento está aumentando? É preciso adequar as contas da sua empresa? O que fazer para manter uma boa gestão de empresas em tempos de crise?

Antes e depois da abertura do mercado brasileiro

Quando o mercado brasileiro era fechado, empresas que trabalharam bem contabilizaram seus lucros no final do período. Nessa época, o preço de venda era obtido pela expressão:

Preço de Venda = Custo + Lucro

Com a abertura das nossas fronteiras, nos anos 90, e com o aumento significativo da concorrência, as empresas, mesmo trabalhando bem, tinham grandes dificuldades de conseguirem resultados positivos. E o preço de venda passou a ser ditado pelo mercado, assim a expressão mudou para:

Preço de Venda – Custos = Lucro

Nessa época nossas empresas ainda não tinham intimidade com a variável custos, daí a enorme dificuldade de se manterem no mercado. Foi uma época extremamente difícil com muitas empresas em dificuldades financeiras e saindo do mercado.

O desafio de se manter no mercado com lucro

Com o passar dos anos o empresariado passou a perceber que o mais importante não é apenas se manter no mercado. O mais importante é se manter no mercado com lucro. Sem lucro a empresa não vai a lugar algum! Foi aí que uma nova expressão passou a ser utilizada pelas empresas:

Preço de Venda – Lucro = Custo

Ou seja, assim como o preço vem do mercado e é uma variável fixa, o lucro também tem de ser uma variável fixa. Trata-se da sobrevivência das organizações! É o princípio da Entidade sendo aplicado de forma literal. Assim, os custos é que devem ser (bem) administrados.

Um exemplo prático

Vamos dar um exemplo real de uma empresa industrial que:

  • Tem um volume médio de negócios na faixa dos R$ 300.000,00 mensais;
  • Uma margem de contribuição de apenas 36,6%;
  • Uma estrutura de custos fixos na ordem de R$ 100.000,00 mensais; e
  • Depois de arcar com os custos fixos a MARGEM LÍQUIDA cai para 3,3%.

Sabe-se que operando com uma margem de contribuição de 40% a empresa pode ser considerada competitiva. Então, preços e custos variáveis precisam ser reavaliados em cada produto, cliente, representante etc. para se chegar aos 40% praticados pelo mercado.

Vamos rever então:

  • Impostos de venda: temos a melhor opção tributária?
  • Os critérios de comissionamento são compatíveis com o conceito de Margens de Contribuição?
  • Estamos negociando bem as compras de matérias primas e insumos de produção?
  • Estamos negociando bem os fretes de entrega?

Pelo lado dos custos fixos, temos a seguinte situação:

Para operar com 10% de margem de lucro a empresa teria de trabalhar com um custo fixo de R$ 90.000,00, ou seja, uma Margem de Contribuição de 40% nos daria um valor bruto de R$ 120.000,00.

Então, pagando o custo fixo de R$ 90.000,00 sobraria os R$ 30.000,00, que seria a margem LÍQUIDA DESEJADA de 10%. Como estamos operando com R$100.000,00, então teremos de rever imediatamente os custos e despesas fixas:

  1. Começando com os honorários da Diretoria (exemplo deve vir de cima).
  2. Aluguéis de instalações, veículos, sistemas, etc.
  3. Contratos fixos: contador, advogados, mensalidades, prestadores de serviços terceirizados, etc.
  4. Contas de luz, água, telefones fixos e celulares, material de consumo, limpeza, etc.

Nesse momento, processos de venda, produção e distribuição devem ser revistos.

Adequando a Margem de Contribuição para 40% que é a margem média do mercado (por meio do alinhamento de preços na ordem de 5% e redução no custos de matérias primas e demais custos variáveis em 4,2%, além da redução dos custos fixos em 10%) a empresa passa a operar com uma MARGEM LÍQUIDA POSITIVA DE 10,3%.

Depois de elaborados os planos de ação, a empresa deve implantar, imediatamente, um Painel de Indicadores de Performance para monitorar e garantir o atingimento das metas e objetivos de resultados.

Agindo desta forma na gestão de empresas, em qualquer circunstância e em qualquer estratégia (seja crescer, manter ou recuar), seu negócio estará a salvo das intempéries do mercado.

Entre em contato conosco para saber mais sobre como planejar o seu negócio a qualquer momento!